+7 (499) 350-55-06 Доб. 133Москва и область +7 (812) 309-06-71 Доб. 692Санкт-Петербург и область

Приказ о подготовке номенклатуры дел образец

Поэтому если кто-то полагает, что накопившиеся в процессе деятельности предприятия документы являются не более чем его собственностью, которая бесполезно занимает место в офисе, и никому до условий их хранения дела нет, он глубоко заблуждается. Обеспечить надлежащее ведение документооборота в организации и хранение создаваемых и накапливающихся документов невозможно без номенклатуры дел, которая выполняет функции: — указателя основных направлений деятельности любой организации; — схемы группировки распределения исполнительных документов по тематическим комплексам делам ; — базы для индексации документов и дел; — указателя сроков хранения дел; — схемы построения справочной картотеки на неисполненные документы в делопроизводстве и архиве организации; — основы для составления описей дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения; — учетного документа в архиве организации для дел временного хранения до 10 лет включительно. Служба ДОУ, в свою очередь, может включать в свою структуру такие подразделения, как общий отдел, секретариат, канцелярия, архив и пр. В больших организациях разработка и составление номенклатуры дел проходит с непосредственным участием службы документационного обеспечения управления далее — служба ДОУ , на которую возлагается документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением в структурных подразделениях организации единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства. В таких организациях, как правило, вопросы делопроизводства и документооборота хорошо отлажены. Данная статья, однако, в большей степени предназначена для организаций, где нет необходимости создавать службу ДОУ как отдельное структурное подразделение или иметь в штате хотя бы одного специалиста соответствующего профиля.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Какие должны быть журналы регистрации и как их прошить - Елена А. Пономарева

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Приказ о подготовке номенклатуры дел

Поэтому если кто-то полагает, что накопившиеся в процессе деятельности предприятия документы являются не более чем его собственностью, которая бесполезно занимает место в офисе, и никому до условий их хранения дела нет, он глубоко заблуждается. Обеспечить надлежащее ведение документооборота в организации и хранение создаваемых и накапливающихся документов невозможно без номенклатуры дел, которая выполняет функции: — указателя основных направлений деятельности любой организации; — схемы группировки распределения исполнительных документов по тематическим комплексам делам ; — базы для индексации документов и дел; — указателя сроков хранения дел; — схемы построения справочной картотеки на неисполненные документы в делопроизводстве и архиве организации; — основы для составления описей дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения; — учетного документа в архиве организации для дел временного хранения до 10 лет включительно.

Служба ДОУ, в свою очередь, может включать в свою структуру такие подразделения, как общий отдел, секретариат, канцелярия, архив и пр.

В больших организациях разработка и составление номенклатуры дел проходит с непосредственным участием службы документационного обеспечения управления далее — служба ДОУ , на которую возлагается документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением в структурных подразделениях организации единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства. В таких организациях, как правило, вопросы делопроизводства и документооборота хорошо отлажены.

Данная статья, однако, в большей степени предназначена для организаций, где нет необходимости создавать службу ДОУ как отдельное структурное подразделение или иметь в штате хотя бы одного специалиста соответствующего профиля. В таких организациях приказом руководителя должен быть назначен ответственный за архив, который, по сути, и выполняет если не все, то значительную часть функций службы ДОУ. Ответственным за архив назначается работник, который по своим основным обязанностям связан с документооборотом секретарь, юрисконсульт, бухгалтер.

В его должностной инструкции, помимо основных обязанностей, прописываются еще и обязанности ответственного за архив. Указанный работник разрабатывает Положение об архиве организации, которое согласовывается с государственной архивной службой архивом по личному составу при гор-, райисполкоме, администрации района и утверждается руководителем. В организации должна быть также постоянно действующая экспертная комиссия далее — ЭК , которая создается для организации и проведения работы по экспертизе ценности управленческой документации и подготовке ее к передаче на архивное хранение либо к уничтожению.

ЭК назначается приказом руководителя организации в составе не менее трех человек из наиболее квалифицированных специалистов под председательством, как правило, одного из заместителей руководителя.

В состав комиссии в обязательном порядке включаются ответственное за архив лицо назначается секретарем ЭК и главный бухгалтер. Положение об ЭК также утверждается руководителем организации, а до того подлежит согласованию с государственной архивной службой. Таким образом, назначив ответственное за архив лицо, создав ЭК, разработав и утвердив в установленном порядке Положение об архиве организации, Положение об ЭК, можно приступать непосредственно к разработке номенклатуры дел.

К выполнению этой задачи привлекаются все работники организации руководители структурных подразделений , в процессе деятельности которых образуются документы, подлежащие включению в номенклатуру дел. Следует также помнить, что номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего года, а согласовывается с государственным архивом и утверждается руководителем не позднее, чем в конце декабря текущего года.

Несвоевременно составленная номенклатура приводит к существенным нарушениям, в результате которых документы нового года неправомерно включаются подшиваются в дела прошлого года.

Рано или поздно такие дела придется расформировывать перешивать , что требует больших затрат времени. Во вновь созданной организации номенклатура составляется в любое время года, как только начинается деятельность данной организации, а затем — к началу каждого календарного делопроизводственного года.

Различают три вида номенклатур: типовая, примерная и номенклатура дел отдельной организации конкретная. Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами ДОУ министерств для подведомственной сети.

Объектом нашего внимания является конкретная номенклатура дел, то есть номенклатура дел конкретной организации. Ее еще называют сводной, так как в больших организациях она составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел строится по структурному либо структурно-функциональному принципу.

Поскольку мы определились, что данная статья посвящена составлению номенклатуры дел в небольших организациях, где, как правило, нет устойчивой структуры либо она невелика, то сразу заметим, что номенклатуру дел таких организаций удобнее строить по функциональному принципу, присваиваякаждому разделу соответствующий индекс. Составление номенклатуры дел — ответственная задача, требующая вдумчивого отношения к ее выполнению. Поэтому аналитическая работа, предшествующая подготовке номенклатуры, может и должна вестись в течение всего года.

Если структура организации и ее задачи существенно в течение года не изменились, тогда достаточно уточнить действующую номенклатуру и вновь в установленном порядке оформить ее подписание и утверждение.

Подготовка качественной номенклатуры дел экономит трудозатраты на ее переработку и составление в последующий год или даже несколько лет. Для составления номенклатуры дел используются учредительные документы организации, положения о ее структурных подразделениях, планы, отчеты, должностные инструкции работников, штатное расписание и другие документы, характеризующие задачи и функции организации в целом и ее структурных подразделений, а также типовые и ведомственные отраслевые перечни документов.

Эти перечнипредставляют собой справочные пособия, в которых в виде определенных статей пунктов записаны наименования групп документов, образующихся в различных отраслях деятельности организаций, указаны виды документов, вопросы их содержания и сроки хранения. Он устанавливает единые сроки хранения и является обязательными для применения организациями всех организационно-правовых форм и всех форм собственности. Прежде чем приступать к разработке номенклатуры дел организации, необходимо внимательно ознакомиться с этим документом.

Одно из главнейших требований к номенклатуре дел а в дальнейшем и к формированию документов в дела заключается в том, что в одно дело включаются документы по ряду объединяющих признаков номинальному, предметно-вопросному, корреспондентскому и т.

Помещать в одно дело документы разной значимости с различными сроками храненияне допускается. Форма номенклатуры дел организации, приведенная в приложении 10 к Инструкции по делопроизводству, включает 5 граф, которые заполняются соответствующим образом.

В графе 1 проставляются индексы номера дел, включенных в номенклатуру. Индекс дела в нашем случае будет состоять из установленного индекса раздела номенклатуры и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах данного раздела. Дела, в которых откладываются документы по проблемам, разрешаемым в течение 2 и более лет, включаются в ежегодный экземпляр номенклатуры дел под одним и тем же индексом.

Индекс дела, указанный в номенклатуре, затем используется при нумерации дел папок и регистрации документов. В графу 2 вносятся заголовки наименования дел, которые представляют собой краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле. Заголовок дела должен быть кратким, четким и соответствующим смысловому содержанию документов, группируемых в деле. В состав заголовка входит название темы содержание дела с указанием рода заводимого дела документы, переписка, дело или разновидности документов приказы, планы, протоколы, отчеты, акты и др.

Заголовки дел в номенклатуре в последующем должны совпадать с их заголовками на обложках соответствующих дел. Вообще же, чтобы заголовки вашей номенклатуры дел были грамотными, не постесняйтесь позаимствовать их из Перечня. Последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре зависит от их значимости и взаимосвязи. Первыми размещаются заголовки дел с распорядительными документами вышестоящих органов, затем располагаются группы организационных документов уставы, положения , распорядительные документы организации, планы, отчеты, переписка и другие группы документов.

Внутри групп документов заголовки дел также располагаются по степени их важности. Так, в группе плановых документов первыми идут годовые планы, затем квартальные и месячные; то же относится и к отчетам: годовой отчет, квартальный и месячный. В группе дел с перепиской вначале располагается переписка с вышестоящими органами, затем со сторонними организациями.

Остальные дела систематизируются с учетом степени их важности по мере убывания. Формы, используемые для регистрации, учета документов, рекомендуется располагать в конце раздела.

Таким образом, в каждом разделе дела располагаются, как правило, в порядке убывания сроков их хранения которые указываются в графе 4. Если в течение года в организации будут возникать новые, ранее не предусмотренные документы дела , то они вносятся в номенклатуру дополнительно, для чего в каждом разделе номенклатуры оставляют несколько резервных номеров пустых линеечек.

Каждый раздел номенклатуры целесообразно начинать с новой страницы. В ней указывается количество частей томов по каждому наименованию. Поскольку каждое дело папка с документами не должно превышать листов 30—40 мм толщины , при большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома; документы каждого тома являются продолжением следующего. В графе 4 проставляют сроки хранения дел со ссылкой на соответствующие пункты Перечня. К слову, полное название Перечня указываются в конце номенклатуры дел.

В Перечне сроки хранения документов подразделены по двум группам организаций графы 3 и 4 перечней. В графе 3 указаны сроки хранения документов в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, их документы после ведомственного хранения поступают в соответствующие госархивы. Заметим, что к таким организациям относятся и негосударственные организации и предприятия. В графе 4 определены сроки хранения документов в организациях, которые не являются источниками комплектования госархивов.

Документы, образовавшиеся в таких организациях, как правило, не имеют практического значения, поэтому в перечнях для них установлены временные сроки хранения до 10 лет включительно. При составлении номенклатуры дел, в том числе и в негосударственных организациях, следует исходить из сроков хранения, указанных в графе 3 Перечня.

Произвольное снижение сроков хранения документов не допускается. В то же время по решению экспертной комиссии, если того требует специфика деятельности организации, сроки хранения некоторых документов могут быть увеличены. Предусмотренная перечнями отметка ЭПК экспертно-проверочная комиссия , поставленная к сроку хранения некоторых видов документов, проставляется также и в номенклатуре дел.

Она означает, что, в отличие от других документов временного срока хранения, отдельные документы, относящиеся к этой группе, по своему содержанию могут иметь не только практическую, но и научно-исследовательскую ценность.

Поэтому они отбираются на постоянное хранение при проведении экспертизы ценности документов после окончания делопроизводственного календарного года. Если в Перечне не отражены сроки хранения некоторых документов, то они определяются экспертной комиссией организации. Сроки хранения документов, оформляемых в организациях на различных носителях электронные документы, документы на микропленке и проч.

Следует заметить, что исчисление сроков хранения документов начинается с 1 января года, следующего за годом окончания дел делопроизводством. Меню сайта. Главная страница Право повышение пенсий военным пенсионерам в году в беларуси выдача под отчет денежных средств мрэо колпино режим работы для физических лиц состав подсолнечного масла химический состав при движении в условиях недостаточной видимости вы можете использовать Документы Кодексы Акты.

Приказ о подготовке номенклатуры дел. Приказ о подготовке номенклатуры дел образец Во вновь созданной организации номенклатура составляется в любое время года, как только начинается деятельность данной организации, а затем — к началу каждого календарного делопроизводственного года. Приказ о номенклатуре дел в организации Эти перечнипредставляют собой справочные пособия, в которых в виде определенных статей пунктов записаны наименования групп документов, образующихся в различных отраслях деятельности организаций, указаны виды документов, вопросы их содержания и сроки хранения.

Приказ об утверждении номенклатуры дел Заголовки дел в номенклатуре в последующем должны совпадать с их заголовками на обложках соответствующих дел. Приказ о подготовке номенклат В ней указывается количество частей томов по каждому наименованию. Приказ о подготовке номенклат advokat- В то же время по решению экспертной комиссии, если того требует специфика деятельности организации, сроки хранения некоторых документов могут быть увеличены. Последние новости Смотреть все новости.

Новые объявления Популярные объявления. Добавить объявление Посмотреть все объявления. Последняя фотография Для составления номенклатуры дел используются учредительные документы организации, положения о ее структурных подразделениях, планы, отчеты, должностные инструкции работников, штатное расписание и другие документы, характеризующие задачи и функции организации в целом и ее структурных подразделений, а также типовые и ведомственные отраслевые перечни документов.

Приказ об утверждении номенклатуры дел

Дело — это отдельный документ или совокупность документов, которые относятся к одному вопросу и помещаются под одну обложку. А порядок распределения отдельных документов в дела и определяется номенклатурой дел. В делопроизводстве базой для систематизации документов является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела. Главное предназначение номенклатуры дел — систематизация документооборота. Согласно пункту 3.

Журнал " Отдел кадров государственного муниципального учреждения" В деятельности любой организации образуется огромное количество документов — внутренние локальные нормативные акты, приказы, распоряжения и пр. Чтобы оперативно можно было найти тот или иной документ, проследить его исполнение, то есть для эффективной работы с документами их необходимо систематизировать и правильно хранить. В этом нам поможет номенклатура дел.

Приказ об утверждении номенклатуры дел - образец этого документа иногда требуется при организации ведения делопроизводства. Законодатель к форме и содержанию такого приказа требований не предъявляет, его разработка ведется по инициативе работодателя. О том, как составить приказ о номенклатуре дел, расскажем в статье далее. Законодатель в п.

Приказ № 131: О подготовке номенклатуры дел на 2016 год

Приказ, утверждающий номенклатуру дел, составленный и подписанный по всем правилам, предоставляет номенклатуре статус действующего документа. Он является обязательным этапом в процедуре принятия текущей номенклатуры. Открыть и скачать онлайн. Номенклатура — это документ, в котором отражается полный перечень дел, включающих в себя различного рода внутренние бумаги организации. Она не относится к строго обязательным документам, и, как правило, имеет распространение на крупных предприятиях и в государственных учреждениях. Представители малого бизнеса обзаводятся ею значительно реже, что, в общем, вполне понятно и логично. Количество таких папок может доходить до нескольких сотен.

Составляем приказ об утверждении номенклатуры дел - образец

Поэтому если кто-то полагает, что накопившиеся в процессе деятельности предприятия документы являются не более чем его собственностью, которая бесполезно занимает место в офисе, и никому до условий их хранения дела нет, он глубоко заблуждается. Обеспечить надлежащее ведение документооборота в организации и хранение создаваемых и накапливающихся документов невозможно без номенклатуры дел, которая выполняет функции: — указателя основных направлений деятельности любой организации; — схемы группировки распределения исполнительных документов по тематическим комплексам делам ; — базы для индексации документов и дел; — указателя сроков хранения дел; — схемы построения справочной картотеки на неисполненные документы в делопроизводстве и архиве организации; — основы для составления описей дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения; — учетного документа в архиве организации для дел временного хранения до 10 лет включительно. Служба ДОУ, в свою очередь, может включать в свою структуру такие подразделения, как общий отдел, секретариат, канцелярия, архив и пр. В больших организациях разработка и составление номенклатуры дел проходит с непосредственным участием службы документационного обеспечения управления далее — служба ДОУ , на которую возлагается документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением в структурных подразделениях организации единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства.

Кроме перечисленных в пункте 21 Инструкции реквизитов, в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметки "Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно", "Подлежит возврату" и другие.

Я пыталась помочь умирающему, - объясняла Росио.  - Но сам он, похоже, этого не. Он… это кольцо… он совал его нам в лицо, тыкал своими изуродованными пальцами.

Как заполнить форму номенклатуры дел организации

Привет, Джон. - Не ожидал, что вы придете. - Да, я .

У входа возьмешь такси. Беккер вытащил из кармана купюру в тысячу песет и сунул панку в руку. - Премного благодарен, приятель! - крикнул тот ему вслед.

 - Увидишь Меган, передавай от меня привет! - Но Беккер уже исчез. Двуцветный вздохнул и поплелся к танцующим.

Приказ о подготовке номенклатуры дел образец

Сверху слышался гулкий звук шагов, спешащих вниз по лестнице. Беккер закрыл глаза, стиснул зубы и подтянулся. Камень рвал кожу на запястьях. Шаги быстро приближались. Беккер еще сильнее вцепился во внутреннюю часть проема и оттолкнулся ногами. Тело налилось свинцовой тяжестью, словно кто-то изо всех сил тянул его .

Кто составляет приказ. Период действия. Основные правила составления приказа. Образец. Приказ № О подготовке номенклатуры дел на год.

Рассказ канадца показался ему полным абсурдом, и он подумал, что старик еще не отошел от шока или страдает слабоумием. Тогда он посадил его на заднее сиденье своего мотоцикла, чтобы отвезти в гостиницу, где тот остановился.

Но этот канадец не знал, что ему надо держаться изо всех сил, поэтому они и трех метров не проехали, как он грохнулся об асфальт, разбил себе голову и сломал запястье. - Что? - Сьюзан не верила своим ушам.

Ты это отлично знаешь. - Но такие сведения секретны. - У нас чрезвычайная ситуация, и мне нужен этот список.

Я думаю, что Стратмор сегодня воспользовался этим переключателем… для работы над файлом, который отвергла программа Сквозь строй. - Ну и. Для того и предназначен этот переключатель, верно.

У Бринкерхоффа отвисла челюсть. - Так почему… чего же он так долго ждал.

Стратмор ответил ей тоном учителя, терпеливого и умеющего держать себя в руках: - Да, Сьюзан, ТРАНСТЕКСТ всегда найдет шифр, каким бы длинным он ни.  - Он выдержал длинную паузу.  - Если только… Сьюзан хотела что-то сказать, но поняла, что сейчас-то Стратмор и взорвет бомбу.

Если только - .

Он готов был спорить на что угодно, хоть на собственную жизнь, потому что ясно представлял себе весь сценарий. Этот звонок будет для Хейла полной неожиданностью. Он запаникует и в конце концов, столкнувшись с группой вооруженных людей, ничего не сможет поделать. После минутного упорства ему придется уступить.

Но если я вызову агентов безопасности, весь мой план рухнет, - подумал. Хейл сдавил горло Сьюзан немного сильнее, и она вскрикнула от боли.

Не стоит, - удивился Беккер - Я зашел куда не следовало. - Моя просьба покажется вам безумной, - сказала она, заморгав красными глазами, - но не могли бы вы одолжить мне немного денег. Беккер посмотрел на нее в полном недоумении.

Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Ксения

    А инициатором собрания кто должен быть в этом случае?